Illustrare in modo convincente i contenuti di un progetto è fondamentale. Quando occorre convincere degli investitori oppure quando bisogna proporre al management la propria impostazione, molti ritengono che il successo nel presentare un progetto dipenda essenzialmente dalla validità dell’idea di business che vi è dietro e dalla capacità di curarne in dettaglio tutti gli aspetti tecnici ed organizzativi. In realtà non è proprio così, il contenuto è solo una componente di una buona presentazione. Le tecniche di presentazione giocano un ruolo determinante, saper progettare correttamente una presentazione in funzione di chi vi ascolterà e saper condurre le varie fasi della presentazione in modo autorevole costituiscono dei fattori determinanti. Ecco dei buoni consigli su come presentare il proprio progetto.
Prima di tutto bisogna assumere il punto di vista dei propri interlocutori. Cercate di capire a cosa sono interessati i vostri interlocutori, cercate di prevedere le loro possibili obiezioni per modificare i contenuti della presentazione in modo che rispondano implicitamente alle obiezioni.
Gli strumenti che verranno utilizzati aiuteranno l’uditorio a concentrarsi su ciò che viene detto. Se vengono utilizzate delle slides, il fatto che siano curate anche graficamente conferirà autorevolezza a ciò che viene detto. Si consiglia di consegnare ai partecipanti una copia commentata delle slides per aiutarli a ricordare in seguito ciò che è stato detto.
Per quanto riguarda la scaletta degli argomenti è inoltre opportuno considerare le regole della retorica moderna:
1) Mettere in sequenza gli argomenti per convincere chi ti sta di fronte
Bisogna sempre partire dal generale e solo dopo arrivare al particolare, si deve fornire all’inizio una visione generale del progetto per poi fornire i particolari analizzandoli in dettaglio. Per quanto riguarda la conclusione è consigliabile riprendere la visione d’insieme iniziale per giungere alle conclusioni. Questo modo di operare rinforza l’idea centrale del progetto ed aiuta chi vi ascolta a concentrarsi sugli aspetti essenziali della presentazione.
2) Utilizzare una scaletta di ciò che si deve dire
E’ importante sintetizzare in una breve traccia i punti essenziali su cui sostare, anche per non rischiare di dimenticarli.
3) Proporre sempre al termine della presentazione un’azione di follow-up
E’ bene sollecitare l’uditorio dichiarando cosa ci si aspetta dall’incontro e chiedendo ai partecipanti cosa si aspettano di fare alla fine dell’incontro.
Queste sono alcune tecniche utili per presentare un progetto all’interno un incontro formale. Se il progetto viene invece presentato solo in forma scritta, occorrerà basarsi esclusivamente su tecniche specifiche di business writing.
Per quanto riguarda le tecniche di business writing, gli errori più frequenti nella scrittura professionale sono: numeri che non tornano, riferimenti a tabelle sbagliati, dati senza fonti, dettagli non approfonditi. Ecco alcuni consigli per rendere il tuo business writing più efficace:
Conoscete il Vostro Target
Non scrivere una sola parola se prima non sapete perfettamente a chi vi state rivolgendo.
Cercate di Andare dritti al Punto
È molto più efficace andare sempre al nocciolo della faccenda senza troppe accortezze retoriche. Lo scopo della scrittura professionale è informare e non divertire. Lasciate perdere frasi troppo articolate, non perdete tempo con lunghe introduzioni.
Evitate la Forma Passiva
I verbi alla forma passiva indeboliscono le frasi mentre i verbi alla forma attiva conferiscono energia ai periodi.
Fate degli Esempi
Non tutti i concetti sono di facile comprensione, un esempio pratico introdotto al momento giusto può trasformare un paragrafo da incomprensibile a chiaro e conciso.
Appoggiatevi a uno Schema Espositivo
Lo schema espositivo si compone così: cappello iniziale, sviluppo dell’argomento, conclusioni e osservazioni finali. I passaggi tra questi tre step devono essere coerenti, è vietato spiazzare il lettore.
Le tecniche descritte qui funzionano sicuramente nel business writing, ma non bisogna solo saper scrivere, bisogna avere la visone d’insieme del proprio lavoro e conoscere la direzione a cui bisogna tendere, non dovete mai perdere di vista l’obiettivo.