Decluttering, letteralmente, significa “mettere in ordine”, ma è l’espressione di una vera e propria filosofia che ha importanti ripercussioni in tutti gli ambiti, sia personali sia professionali.
L’obiettivo è vivere e lavorare in ecosistemi (fisici ed organizzativi) semplici e ordinati, per riprendere il controllo su attività e cose, evitando che queste controllino noi. Facendo decluttering, si rimuove fisicamente e mentalmente la presenza di oggetti inutili, liberando non solo lo spazio fisico, ma creandone anche uno nuovo, rendendolo disponibile per nuovi progetti e idee. Una disciplina liberatoria, quindi, che sta progressivamente contaminando il mondo del business. Il movimento The Lean Startup, ad esempio, propone una metodologia di lancio di nuovi prodotti e aziende leggera, semplice e veloce. «The Lean Startup non c’entra niente con l’orientamento al risparmio – sostiene il fondatore Eric Ries – ma significa sprecare meno, pur facendo cose grandi».
Alcune aziende paiono essersi perse nei contorcimenti di livelli e gerarchie, tanto da dover ricorrere a ulteriori figure professionali (spesso “scrum” o “velocity” manager) per cercare di fluidificare la struttura ingolfata. Una strada semplificativa sarebbe quella d’incoraggiare la formazione autonoma di team trasversali, che cooperino su attività specifiche, indipendentemente dai ruoli.
Secondo The Muse, nella maggior parte delle aziende i dipendenti impiegano tra il 35 e il 50% del loro tempo in meeting e spendono oltre 4 ore la settimana per prepararsi (componendo presentazioni, minute o inviti). Il 92% però, durante le riunioni, fa anche altro (come leggere mail, messaggi, persino telefonate). Come migliorare questo aspetto? Innanzitutto, pianificare soltanto le riunioni strettamente necessarie che non superino i 30 minuti. Un arco di tempo ragionevole, nel quale si può chiedere ai (pochi) partecipanti di restare concentrati, senza alcun device in mano. Quindi, specificare di cosa si parla e quali sono gli obiettivi dell’incontro.
Secondo uno studio dell’Huffington Post, in media, i lavoratori americani dedicano 6,3 ore la settimana per gestire le proprie email. Essere schiavi del proprio account Gmail potrebbe essere evitato pianificando nel corso della giornata non più di due o tre momenti in cui si controlla e si gestisce la posta oppure fare affidamento su sistemi automatizzati per gestire le comunicazioni poco rilevanti. Inoltre, conviene dare delle priorità e non farsi prendere dall’ansia di rispondere. Non siamo tenuti a dare seguito a tutte le email, ma è importante attribuire a ciascuna la giusta importanza. In generale, vale la regola che meno messaggi inviamo, meno ne riceveremo e, quindi, a volte, possiamo pensare di dare una risposta anche informalmente per telefono o faccia a faccia.
Ridurre il tempo dedicato alle email è una sfida possibile, tanto che Atos, società leader nei servizi digitali, sta progressivamente abolendo le email per i suoi 76.000 dipendenti, per ritrovare una “social collaboration” .
Qual è, dunque, il grande tema sollevato dal decluttering? Fondamentalmente quello della focalizzazione. Negli anni ci siamo circondati di tutto quanto la tecnologia ha reso disponibile per riempire anche il più breve tempo improduttivo. In realtà, non abbiamo colto l’opportunità della tecnologia di semplificarci la vita e oggi siamo costantemente molto occupati. Ma come diceva il filosofo americano, Henry David Thoreau: “Non basta essere occupati. La domanda è: in che cosa siamo occupati?”. Ecco, dunque, il decluttering: togliere l’inutile per rifocalizzarsi sull’essenziale.