A partire dal primo gennaio 2019, lo sappiamo bene, anche dal punto di vista prettamente commerciale il web ha assunto un ruolo fondamentale. Da questa data, infatti, la fatturazione elettronica è divenuta un obbligo per: aziende, liberi professionisti e per chi ha la Partita Iva. Si parla solo di chi lavora sul territorio italiano, per adesso.
La fatturazione elettronica prevede, in buona sostanza, che qualsiasi fattura ( emessa o ricevuta ) venga gestita telematicamente. Poiché si tratta di un processo obbligatorio per legge, non ci si può improvvisare esperti o correre dei rischi. Per gestire al meglio le fatture che vengono emesse e ricevute, è bene affidarsi a uno strumento efficiente come Legalinvoice di Infocert. Il vantaggio è sicuramente l’interfaccia virtuale molto intuitiva e semplice da usare, che consente all’utente di organizzare, pagare, registrare le fatture e così via senza ostacoli. Dall’entrata in vigore di questo strumento amministrativo sui generis, la fattura elettronica appunto, quello della gestione semplice è infatti la prima necessità per chi deve utilizzarla.
Quali caratteristiche deve avere un gestionale per la fatturazione elettronica?
Come abbiamo detto, uno strumento che consente di monitorare la situazione delle fatture elettroniche è fondamentale. Ma, per essere davvero utile, ci sono alcune peculiarità molto importanti che dovrebbe avere. Prima di tutto, l’accesso alla piattaforma deve essere facile e immediato. L’ideale è poter fare tutto direttamente dal browser, qualunque esso sia, senza il bisogno di dover installare qualcosa sul pc o sullo smartphone. Con Legalinvoice, ad esempio, non serve neanche la firma digitale perché Infocert è provvisto di una propria firma automatica-massiva. Il gestionale deve inoltre dare la certezza all’utente che le fatture emesse passino dal Sistema di Interscambio ( SDI ) all’Agenzia delle Entrate entro la scadenza della liquidazione IVA. Questo, come sappiamo, è fondamentale per i clienti che operano nel regime mensile o trimestrale.
Le funzionalità principali di un gestionale
Un gestionale si compone di diverse funzioni, che consentono a coloro che lo utilizzano di amministrare le attività. Partendo dalla schermata home, dove di solito troviamo quelle che sono state le ultime azioni eseguite, è possibile tra le altre cose visualizzare i messaggi ricevuti, cercare e aprire i diversi documenti registrati o atterrare sulla pagina utile a modificare il profilo personale/aziendale. A proposito di questo, uno strumento completo come Legalinvoice permette di aprire anche un profilo pubblico poiché tutte le imprese che lo utilizzano entrano a far parte di un network e per questo possono interagire tra loro.
L’emissione dei documenti è ovviamente una funzionalità cardine di qualsiasi gestionale di fatturazione elettronica e, una volta compilata in tutti i campi obbligatori, la fattura verrà inviata al SdI e quindi al destinatario finale. Lo stesso vale per gli altri documenti che è possibile creare: note di credito, ricevute, promoforma etc.. La funzione opposta è quella che prevede la ricezione delle fatture elettroniche. Affinché possano arrivare sul gestionale è necessario comunicare il codice destinatario o la pec collegata. Infine, è fondamentale che la gestione delle anagrafiche dei clienti e fornitori sia curata, perché consente di velocizzare al massimo la creazione dei documenti e la loro ricerca