4 consigli per ridurre i costi di trasferta, senza ridurre gli standard di viaggio 

Ridurre le spese di trasferta mantenendo alti gli standard di viaggio? È possibile: ecco 4 punti da cui iniziare

In un mondo caratterizzato sempre più dall’internazionalizzazione delle imprese, non ci si può permettere di rimanere fermi sul posto. Ci confrontiamo con una realtà che richiede spostamenti di lavoro sempre più frequenti e qualunque sia la ragione (partecipare a meeting, visitare clienti e fornitori, concludere un affare, fare formazione) una cosa è certa: le trasferte di lavoro costituiscono una voce di spesa importante e sempre più alta ogni azienda.

Dai costi di vitto e alloggio, a quelli di viaggio (il cosiddetto rimborso chilometrico) fino alle varie spese quotidiane, tutto deve rientrare nel budget previsto e non ci si può permettere una gestione inefficace da parte di manager e dipendenti. Diventa essenziale individuare delle strategie e ricorrere a degli strumenti per ottimizzare i costi e rendere questo processo il più efficiente possibile, senza però abbassare gli standard di viaggio e privare i dipendenti di comfort e benessere.

1. Pianificazione e flessibilità della trasferta

Pianificare con largo anticipo ogni trasferta di lavoro, è il primo passo per ridurre i costi. Certo non è sempre possibile, a volte ci si trova davanti a imprevisti che necessitano di partenze all’ultimo minuto, ma prenotare con qualche settimana o mese di anticipo voli, treni e alberghi ha senza dubbio il vantaggio di accedere a tariffe migliori comportando inevitabilmente una riduzione dei costi. Un’altra questione importante da tenere a mente al momento della prenotazione è quella di mantenersi, ove possibile, quanto più flessibili sulle date e gli orari dei viaggi, che spesso hanno una sostanziale differenza di costo.

2. Nota Spese a portata di app: l’importanza dell’automatizzazione 

Il tempo è denaro ed è sempre opportuno perderne il meno possibile. La compilazione della nota spese cartacea o in excel spesso può essere lunga e far perdere ai dipendenti parecchie ore di lavoro, sia a chi è in trasferta sia amministrazione aziendale. Anche questo si trasforma in un costo aziendale evitabile, specialmente al giorno d’oggi, in cui esistono diverse app e software di ultima generazione che rappresentano una soluzione a questo problema. Con questi software, diventa possibile fare la nota spese in digitale, comodamente dal proprio smartphone, tramite app. Il dipendente in trasferta può inserire ogni spesa e in tempo reale, allegando anche eventuali fotografie di scontrini e fatture cartacee e altre informazioni aggiuntive limitando inoltre la possibilità di smarrirli o dimenticarli.
Nei software più innovativi, per rendere tutto ancora più efficiente e trasparente, all’interno dell’app esiste una suddivisone in categorie di spesa preimpostate, in modo che sia subito chiaro al dipendente cosa rientra nei costi di trasferta. Un processo di automatizzazione di cui non è quasi più possibile fare a meno: non sfugge nulla ed è sempre tutto sotto controllo.

3. Travel Policy: farla conoscere ai dipendenti è meglio 

Spesso i dipendenti non sono a conoscenza della politica aziendale per quanto riguarda i viaggi di lavoro. Dare per scontato che la conoscano non è opportuno: meglio mettere tutto nero su bianco e definire in anticipo quali siano esattamente i costi che l’azienda prevedere per le trasferte. In questo modo, i dipendenti non potranno avere alcun dubbio su quali siano le spese che sono autorizzati ad effettuare e a richiedere come rimborso al rientro dal viaggio. Questo eviterà spiacevoli inconvenienti, eventuali comportamenti inopportuni e ancora una volta, costi ulteriori.

4. Gratificare i dipendenti: un vantaggio per tutti 

Sempre più aziende si rendono conto di quanto sia importante gratificare nel modo giusto modo i propri dipendenti. Ne consegue in benefici anche in termini di produttività e quindi di riduzione dei costi. D’altronde si sa che, quando ci si sente valorizzati e premiati, si lavora ancora di più per dare il massimo e per farlo al meglio. Anche nel contesto dei viaggi aziendali, la gratificazione può avere un vantaggio sulla riduzione dei costi. Chi viaggia per lavoro e, grazie alla Travel Policy, ha ben chiare quali sono le spese di trasferta che l’azienda sostiene, sarà incentivato a ridurle al necessario, se questo comporta l’essere premiato con alcuni benefit, come l’upgrade della classe di viaggio o un voucher per navigare in internet mentre si è in volo.

Una corretta pianificazione, la digitalizzazione della nota spese, l’adeguata conoscenza della travel policy e l’erogazione di alcuni benefit sono solo alcuni degli accorgimenti da cui è bene iniziare per ridurre in modo sostanziale i costi di trasferta: in questo modo è possibile migliorare il benessere dei propri dipendenti semplificando gli spostamenti e riducendo i livelli di stress avendo tutto controllo!