La dematerializzazione è il primo passo per l’evoluzione digitale dell’istruzione

La scuola ha la necessità di trasformarsi ed evolversi al digitale. Se ne parla da anni ormai, ed è un’esigenza emersa da tempo, sulla spinta in prima battuta di indicazioni normative, alle quali si sono aggiunti nel corso degli ultimi mesi ulteriori importanti elementi che hanno sottolineato l’essenzialità di avviare progetti di dematerializzazione e digitalizzazione necessari per rendere i contenuti disponibili in maniera più estesa. Sono concetti strettamente legati l’uno all’altro, ma diversi nella sostanza. La differenza a volte può creare confusione o smarrimento, ma in realtà i termini sono semplici: la dematerializzazione è l’insieme di processi e tecnologie che consentono di trasformare un documento nato in forma cartacea, convertendolo in digitale, mentre con digitalizzazione si fa riferimento all’insieme di processi e tecnologie con i quali si gestisce un documento creato in digitale. Alla luce di queste definizioni, è evidente come non possa esserci digitalizzazione senza dematerializzazione.

Il processo di dematerializzazione è imposto alle scuole a livello normativo, tra i primi regolamenti il Codice dell’Amministrazione Digitale, noto come CAD, creato nel 1997 da CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), diventato in seguito l’attuale AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) che nella sua evoluzione sottolinea come “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le linee guida”. A questo si sono aggiunti negli anni nuove normative, come quelle sulla trasparenza del 2013, e i regolamenti sulla protezione dei dati, ad esempio il GDPR.

Nonostante questo, le scuole pubbliche italiane faticano ancora ad approcciare un’evoluzione tecnologica concreta, come evidenziato dal rapporto DESI 2020 – Indice di digitalizzazione dell’economia e della società della Commissione Europea – in cui l’Italia si è classificata al 17° posto per connettività a Internet; al 25° posto nell’utilizzo di Internet e all’ultimo posto per competenze digitali delle persone (in Italia solo il 42% delle persone di età compresa tra i 16 e i 74 anni possiede competenze digitali di base rispetto al 58% della media UE e solo il 22% dispone di competenze digitali superiori a quelle di base, rispetto al 33% nell’UE).

Non sono dati così incoraggianti, ma è opportuno continuare a sottolineare l’importanza di ripensare processi e flussi documentali per poter pian piano abbandonare la carta e beneficiare realmente dei vantaggi del passaggio da un sistema analogico a uno digitale. Vantaggi che si concretizzano, ad esempio, in flussi documentali più agili e facili da gestire, garanzia di attribuzione di valore giuridico ai documenti, incremento delle opportunità di consultazione e ricerca e velocità di fruizione da parte di utenti interni ed esterni alla scuola. Come accaduto durante i mesi di pandemia, in cui pagelle, registri, comunicazioni e certificati sono stati necessariamente resi disponibili in digitale. È giunto il momento di continuare in questa direzione, e non di tornare alle modalità precedenti.

Non procedere all’acquisizione del materiale cartaceo significa dover gestire un archivio ibrido, composto da un insieme di documenti analogici e digitali che rappresenta un problema decisamente complesso e costoso, oltre che caratterizzato da una sicurezza inferiore. Dematerializzare permette infatti di incrementare anche il livello di protezione dei documenti, che possono essere salvati su piattaforme cloud e servizi di storage online, salvaguardandoli da ogni eventuale evento disastroso – furto, danno, inondazione o incendio. Inoltre, riduce in modo significativo gli spazi necessari per l’archiviazione, permettendo agli istituti di utilizzarli per il dispiegamento di eventuali nuove attività scolastiche.

Le attività da mettere in campo sono numerose e occorrerebbe innanzitutto che ogni istituzione scolastica considerasse il miglioramento dell’esperienza di apprendimento come priorità e obiettivo da raggiungere. Una reale trasformazione digitale permette infatti non solo di migliorare i processi amministrativi e ottimizzare gli spazi, ma anche di potenziare le attività di studio ed elevare il livello di istruzione.

Non si tratta di un processo semplice, né rapido, e occorrerà un forte impegno in attività continue di formazione ed educazione alla trasformazione, con l’obiettivo di sviluppare conoscenze e competenze specifiche e una cultura condivisa all’interno del settore dell’istruzione. In questo modo si potranno affrontare tutti gli ostacoli in modo efficace, analizzando insieme le singole necessità da soddisfare con la valutazione delle migliori tecnologie a supporto della dematerializzazione. Mettere a fattor comune impegno, esperienze e sforzi sarà necessario per far sì che il paese possa presto mettere a disposizione di insegnanti, allievi e genitori scuole e procedure realmente digitali, che possano favorire uno scatto in avanti dei processi di apprendimento, in modo da portarli realmente al passo coi tempi e in linea con le aspettative di un mondo del lavoro che da questo punto di vista si muove con indiscutibile vantaggio.

Di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia e Gabriele Lastrucci, Amministratore di Diemme Informatica