Gestire un Gruppo: I 6 Strumenti #musthave Secondo JADE Italia

4. Un altro strumento importante è senza dubbio un archivio dei progetti e delle attività, necessario non solo per tenere traccia del lavoro svolto, ma anche - e soprattutto - per imparare dai progetti gestiti dalle precedenti generazioni di membri dell’organizzazione. L’archivio può assumere in concreto varie forme: da una semplice cartella Dropbox o Box con la quale condividere ed avere a disposizione tutti i file, a Google Drive, fino ad arrivare a sistemi ben più elaborati. La cosa importante, però, è che l’archivio sia ordinato e organizzato con il giusto criterio, così da permettere a tutti coloro che ne hanno accesso di trovare ciò che cercano nel minor tempo possibile.

5. Un database di contatti condiviso con tutti i membri del gruppo permette poi di gestire in modo fluido le relazioni con gli interlocutori esterni senza rischiare di perdere contatti importanti come quello di un potenziale partner, di un collaboratore, o, più semplicemente, di qualcuno interessato alla propria realtà. Anche qui, le alternative sono molteplici: si può utilizzare un semplice file Excel o Access condiviso, o dei veri e propri strumenti di CRM (Customer Relationship Management”, ossia la gestione delle relazioni con il cliente) come Salesfoce o lo stesso sistema CRM di Podio.

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6. Infine, un mansionario, che definisca le competenze e le responsabilità chiave di ogni singolo membro è uno strumento da tenere in grande considerazione. Generalmente, si tratta di un documento nel quale vengono definite le caratteristiche dei ruoli principali all’interno del gruppo. Il contenuto del mansionario può essere sia di tipo strategico che strettamente operativo, definendo nel dettaglio le mansioni, i particolari diritti e gli obblighi di ciascun membro. L’utilità è duplice: aiuta i membri dell’organizzazione a svolgere correttamente le proprie mansioni e li rende consapevoli dei compiti altrui, senza però interferire direttamente con il loro operato. Si riducono così inefficienza  e rischio di incomprensioni.

Una volta forniti di questi strumenti, non resta che augurare a tutti buon lavoro!